Vad är viktigt att tänka på inför och under en konferens för att få den så lyckad som möjligt? Vid sidan av en bra lokal är det även viktigt att försöka synliggöra samt få konferensen att bli minnesvärd.
Hur konferenser ser ut kan skilja sig åt mycket, beroende på innehåll och värd. Det finns en hel del att förbereda både när det gäller kring hur den ska genomföras men också kring hur den ska marknadsföras om konferensen inte enbart är intern. Det finns en del knep att tänka på för att konferensen ska bli riktigt bra.
Inför konferensen
I de flesta branscher hålls konferenser, somliga mekaniska och informativa, somliga elegant utförda och viktiga. För de flesta spelar innehållet större betydelse än strukturen, men allt fler blir medvetna om att en bra konferens börjar med att boka konferenslokal som fyller behoven väl. Beroende på sällskapet är det viktigt att lokal och innehåll fyller sina syften. Att synliggöra konferensen handlar ofta om att vara ute i god tid; dessa tre grundläggande faktorer är bra att tänka på inför konferensen:
- Boka lokalen tidigt! Det är av yttersta vikt att ha god framförhållning, värt att tänka på är också att göra en uppskattning på hur många som kommer delta.
- Marknadsför rätt! Det är bra att annonsera ut i lokaltidningen, men även att använda sitt kontaktnät via sociala medier, där en eventbokning kan göras och spridas vidare.
- Ha med trycksaker såsom nyckelband, pennor och reflexer för att deltagarna även ska fortsätta marknadsföringen på distans efteråt.
Under konferensen
Även under konferensen är det viktigt att tänka på ljudanläggning samt alltid ha tillgång till projektor och en bra internetuppkoppling. Finns möjlighet är det bra om det är minst två personer som håller i föredraget så att det kommer naturliga ansvarsområden och pauser för föreläsarna.
- Tänk på att variera innehållet med presentationer och social mingel med fika. Att ha med utrymme för nätvärkande ger mer än en lång konferens där hälften går förlorad när deltagarna blir trötta.
- Ha en B-plan, om tekniken mot förmodan skulle krångla är det bra att ha förberett gruppaktiviteter och annat som inte är digitalt för att fortsätta med innehållet.
- Filma och ta bilder för att lägga ut på hemsida och sociala medier, på så sätt blir det synligt för de som missat, men även något som ger försprång inför nästa konferens marknads